Referentenentwurf Arbeitszeiterfassung 2026: Das plant das BMAS für Arbeitgeber

Ein Referentenentwurf ist ein früher Entwurf eines Gesetzes. Er wird von dem jeweiligen Ministerium vorbereitet, bevor ein Gesetz offiziell eingeführt wird.

In diesem Fall hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einen Entwurf zur geplanten Reform des Arbeitszeitgesetzes veröffentlicht.

Die Reform des Arbeitszeitgesetzes ist schon lange in Planung. Bereits im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

Dieses Urteil führte jedoch nicht direkt zu einer Gesetzesänderung in Deutschland. Daraufhin hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzuführen.

2023 veröffentlichte das BMAS einen ersten Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes, um die Vorgaben von dem EuGH und dem BAG genauer zu definieren und klare Verpflichtungen und Regeln auszuarbeiten. Dieser Entwurf war jedoch stark umstritten und die weitere Umsetzung und Ausarbeitung lief nur schleppend.

Im Juni 2026 wurde ein neuer Referentenentwurf veröffentlicht. Er ist für Arbeitgeber besonders relevant, weil er die geplanten Anforderungen an die Arbeitszeiterfassung erneut konkretisiert.

Laut dem BMAS-Referentenentwurf sind folgende Verpflichtungen und Regeln zu erwarten:

• Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit erfassen.
• Erfassung soll grundsätzlich elektronisch erfolgen, außer bei Ausnahmeregelungen.
• Erfassung muss am Tag der Arbeitsleistung erfolgen.
• Arbeitnehmer oder Drittanbieter können die Arbeitszeit erfassen.
• Die Verantwortung der Zeiterfassungspflicht bleibt jedoch beim Arbeitgeber.

Der Referentenentwurf macht deutlich: Es wird erwartet, dass Zeiterfassung grundsätzlich elektronisch erfolgen soll. Ein bestimmtes Tool oder System wird jedoch nicht vorgeschrieben.

Elektronische Arbeitszeiterfassung beinhaltet viele verschiedene Methoden. Für Unternehmen und HR-Teams kann eine spezialisierte Workforce-Management-Software Erfassung, Dokumentation, Sichtbarkeit und Einhaltung der Regeln erheblich erleichtern.

Die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung gilt schon seit dem BAG-Urteil von 2022. Der Referentenentwurf und die geplante Reform konzentrieren sich darauf, Details zur Umsetzung zu konkretisieren. Besonders die elektronische Erfassung, Zeiten, Dokumentation und Bußgelder sollen klar definiert werden.

Ab wann die Gesetzesänderung tatsächlich in Kraft tritt, hängt von dem weiteren Gesetzgebungsverfahren und der finalen Fassung des Gesetzes ab.

Es sind Übergangsfristen vorgesehen, jedoch hängen die konkreten Fristen von der endgültigen Gesetzfassung ab. Die Übergangszeiten variieren je nach Unternehmensgröße. Für kleine Betriebe ist eine solche Änderung oft organisatorisch und finanziell schwerer als für größere Unternehmen.

Manche Kleinbetriebe können auch dauerhaft von der elektronischen Zeiterfassung befreit werden. Die Pflicht zur Zeiterfassung besteht jedoch weiterhin. Denn auch wenn Papier oder andere nicht-elektronische Formen zeitweise erlaubt sein können, bleibt die Arbeitszeiterfassungspflicht grundsätzlich relevant.

Vertrauensarbeitszeit wird durch die Reform nicht automatisch abgeschafft, die Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung besteht jedoch weiterhin. Arbeitnehmer können ihre Arbeit immer noch selbstständig und flexibel einteilen.

Wichtig ist jedoch, dass die Arbeitszeiten dokumentiert werden. Arbeitgeber müssen außerdem Verstöße gegen Arbeitszeitgrenzen und Ruhezeiten feststellen können.

Der Referentenentwurf 2026 sieht potenzielle Sanktionen für verschiedene Verstöße vor:

• Fehlende Aufzeichnungen
• Fehlerhafte oder unvollständige Aufzeichnungen
• Verspätete Aufzeichnungen oder nicht fristgerechte Erstellung
• Keine ordnungsgemäße Aufbewahrung

Bußgelder und Geldstrafen können erheblich sein. Deswegen sollten HR-Teams die Aufzeichnungs- und Dokumentationsqualität als wichtiges Compliance-Thema betrachten.

Vor Inkrafttreten des Gesetzes sollten Unternehmen folgende Schritte und Maßnahmen ergreifen:

1. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Zeiterfassungsprozesse.
2. Stellen Sie sicher, dass Beginn, Ende und Dauer erfasst werden.
3. Stellen Sie sicher, dass die Erfassung täglich erfolgt.
4. Identifizieren Sie Teams oder Angestellte, die unter flexiblen Arbeitsmodellen, Homeoffice, Schichtarbeit oder Vertrauensarbeitszeit arbeiten.
5. Legen Sie die Zuständigkeiten für die Erfassung und Überprüfung fest.
6. Klären Sie Eskalationsregeln für Verstöße.
7. Beurteilen Sie, ob eine digitale Zeiterfassungssoftware manuellen Aufwand reduzieren und Transparenz verbessern kann.
8. Bereiten Sie klare interne Kommunikation zur Einführung für Mitarbeiter und Führungskräfte vor.

Was ist der Referentenentwurf zu § 16 Abs. 2 ArbZG-E?

§ 16 Abs. 2 ArbZG-E ist der Entwurf zur geplanten Änderung des Arbeitszeitgesetzes. Hauptänderung ist, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Anfang, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch zu erfassen.

Was ist der Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung?

Der Gesetzentwurf zeigt die geplanten Änderungen zum Arbeitszeitgesetz. Der letzte und wichtigste Entwurf wurde im Juni 2026 veröffentlicht. Dies ist jedoch nur ein Entwurf und noch nicht das finale Gesetz.

Gilt die Zeiterfassung Pflicht auch für Kleinbetriebe?

Die grundsätzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht für alle Arbeitgeber. Der Referentenentwurf enthält jedoch Maßnahmen zur Entlastung von Kleinbetrieben rund um die elektronische Zeiterfassung und Übergangsfristen.

Muss Arbeitszeit zwingend mit Software erfasst werden?

Nach dem Entwurf soll die elektronische Erfassung grundsätzlich zur Regel werden. Im Entwurf wird jedoch keine bestimmte Software und kein bestimmtes Tool oder System vorgeschrieben. Eine Workforce-Management-Software kann die Einhaltung erleichtern, besonders für größere, verteilte oder flexible Teams.

Ist Vertrauensarbeitszeit weiterhin erlaubt?

Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin erlaubt, aber die tatsächliche Arbeitszeit muss trotzdem aufgezeichnet werden. Außerdem müssen Arbeitgeber in der Lage sein, Verstöße gegen Arbeitszeitregelung zu erkennen.

Der Referentenentwurf erfindet die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht neu. Er soll jedoch konkretisieren, wie die Pflicht zur digitalen Arbeitszeiterfassung künftig umgesetzt werden muss.

Elektronische Zeiterfassungssysteme werden als Grundsatz erwartet und Unternehmen sollten sich frühzeitig vorbereiten. Als erstes sollten Arbeitgeber jedoch ihre aktuellen Prozesse, Zuständigkeiten und digitalen Systeme überprüfen. So kann festgestellt werden, wo Bedarf zur Aktualisierung und Änderung besteht.

Durch eine HR-Software kann der Umstieg zur elektronischen Zeiterfassung erheblich erleichtert werden. Sie reduziert manuellen Aufwand für das Personalwesen und verringert gleichzeitig Fehler. Arbeitgeber können damit besser kontrollieren, dass die Zeiterfassung richtig erfolgt und Aufzeichnungen richtig aufbewahrt werden.

Der Referentenentwurf ist noch nicht das finale Gesetz. Die Pflicht zur Zeiterfassung ist für Arbeitgeber jedoch bereits relevant. Protime unterstützt Sie beim Umstieg zur elektronischen Zeiterfassung.