Vertrauensarbeitszeit: Was sie heute bedeutet und wie sie mit Zeiterfassung zusammenpasst

Vertrauensarbeitszeit ist die individuelle Gestaltung der Arbeitszeit. Statt ein- und auszustempeln, sind die Arbeiter selbst für ihre Arbeitsorganisation verantwortlich. Das Ziel ist, ein Gleichgewicht zwischen Flexibilität und betrieblichem Bedarf zu finden. 

Bei einem Vertrauensarbeitszeitmodell spielt die Arbeitszeit eine wichtige Rolle. Trotzdem wird sie weniger streng vorgegeben und kontrolliert. Was zählt, ist nicht, zu einem bestimmten Zeitpunkt hinter dem Arbeitstisch zu sitzen, sondern vielmehr, die Arbeit zu erledigen. Das Ergebnis der Arbeit steht im Vordergrund, nicht die reine Anwesenheit. 

Vertrauensarbeitszeit gibt Mitarbeitenden 

• mehr Flexibilität bei gleichzeitig
• klarer Verantwortung für ihre Arbeitsleistung. 

Ja, Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin zulässig. Unternehmen können ihren Mitarbeitenden eine eigenverantwortliche Gestaltung ihrer Arbeitszeiten ermöglichen. 

Allerdings gilt seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 folgende Pflicht: 

• Die Arbeiter sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit zu benutzen; 
• Dieses System soll dazu dienen, den Beginn und das Ende ihrer täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren. 

Diese Linie wird auch durch die offiziellen FAQ des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) bestätigt. Zusätzlich bleiben die Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) zu Höchstarbeitszeiten und Aufzeichnungspflichten relevant.

Die Vertrauensarbeitszeit gilt also immer noch, verlangt jedoch eine verlässliche Zeiterfassung. 

Heutzutage gehen Vertrauensarbeitszeit und Zeiterfassung Hand in Hand:

• Mitarbeitende können weiterhin selbst über Beginn, Ende und Verteilung ihrer Arbeit entscheiden;
• Gleichzeitig muss der Arbeitgeber ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit bereitstellen. 

Moderne Zeiterfassung schafft Transparenz und Schutz: 

• Die Mitarbeitende wissen, wie viele Stunden sie leisten;
• Die Arbeitgeber können gesetzliche Vorgaben rechtssicher umsetzen. 

Bei Vertrauensarbeitszeitmodellen kommen Unternehmen nicht an Zeiterfassung vorbei.  

In Deutschland ist Arbeitszeiterfassung Pflicht:

• Nach europäischem Recht und aktueller deutscher Rechtslage müssen die Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden erfassen.
• Haufe weist 2025 ausdrücklich darauf hin, dass Vertrauensarbeitszeit nicht automatisch bedeutet, dass auf Zeiterfassung verzichtet werden kann.

Bei Vertrauensarbeitszeit können die Standorte der Arbeiter variieren. Deshalb benötigen Unternehmen effiziente Lösungen für die digitale Zeiterfassung ihrer Mitarbeitenden. 

Bei Vertrauensarbeitszeit werden auch Überstunden mit einbezogen. Nach dem ArbZG dürfen Arbeiter maximal acht Stunden arbeiten. Es besteht jedoch die Möglichkeit, auf bis zu zehn Stunden zu verlängern, wenn ein entsprechender Ausgleich erfolgt.

Arbeitgeber tragen Fürsorgepflichten. Sie müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitende nicht dauerhaft überlastet werden. Deshalb hilft eine effiziente Zeiterfassung, Überstunden sichtbar zu machen und gegebenenfalls zu vermeiden.

Bei Vertrauensarbeitszeit wird die Zeit kontrolliert, aber nicht im Sinne einer permanenten Präsenzüberwachung. Die Idee ist, dass die Arbeiter die Lage ihrer Arbeit selbst bestimmen können. Der Arbeitgeber behält die Verantwortung für 

• Die gesetzlichen Rahmenbedingungen,
• Die Ergebnisse.

Die Kontrolle verschiebt sich also auf rechtlich relevante Aspekte. In der Praxis sieht das so aus:

• Arbeitszeiterfassung. Die Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren.
• Einhalten gesetzlicher Grenzen. Dazu zählen Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausenregelungen gemäß Arbeitszeitgesetz.
• Überwachung der Arbeitslast. Die Arbeitgeber sollten zusehen, dass ihre Mitarbeitenden nicht dauerhaft überlastet werden, z. B. bei Projektspitzen oder Homeoffice-Situationen.
• Ziel- und Ergebniskontrolle. Im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit steht die Erreichung vereinbarter Ergebnisse im Vordergrund.

Vertrauensarbeitszeit schließt also folgende Aspekte aus:

• ständige Anwesenheitskontrolle,
• minutengenaue Überwachung,
• Mikromanagement der Arbeitsschritte.

Die Idee ist, die gesetzlich notwendige Kontrolle und die flexible Vertrauensarbeitszeit zu trennen. So können die Arbeitgeber Rechtssicherheit gewährleisten, ohne die Selbstbestimmung ihrer Mitarbeitenden einzuschränken.

Vertrauensarbeitszeit bietet zahlreiche Chancen für Unternehmen und Mitarbeitende. Es gibt jedoch auch Nachteile, die HR-Abteilungen im Blick behalten müssen. 

Wir haben eine Tabelle mit den Vor- und Nachteilen der Vertrauensarbeitszeit erstellt. Diese Tabelle weist auch auf mögliche HR-Maßnahmen hin, um die Vertrauensarbeitszeit zu optimieren.

Haben Sie sich schon gefragt, welches Arbeitsmodell zu Ihrem Unternehmen passen würde? 

Wir erklären Ihnen den Unterschied zwischen Vertrauensarbeitszeit, Gleitzeit und Kernarbeitszeit:

• Vertrauensarbeitszeit bedeutet, dass Mitarbeitende die Lage ihrer Arbeitszeit eigenverantwortlich gestalten. Der Fokus liegt auf den Ergebnissen statt auf der Anwesenheit. Vertrauensarbeitszeit schließt betriebliche Kernzeiten nicht aus, kann aber auch ohne festgelegte Kernarbeitszeiten funktionieren.
• Gleitzeit definiert einen Rahmen für die Mitarbeitenden. Innerhalb dieses Rahmens können sie den Beginn und das Ende ihrer Arbeitszeit flexibel wählen.
• Kernarbeitszeit ist ein Teil der Gleitzeitregelung. Während dieser festen Stunden müssen Mitarbeitende anwesenheitsbereit sein, z. B. für Meetings oder Teamabsprachen.

Die Wahl des richtigen Arbeitsmodells hängt vor allem von den Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab. 

Für eine effiziente Vertrauensarbeitszeit sollten HR-Abteilungen mehrere Punkte aktiv gestalten:

1. Klare Regeln zu Erreichbarkeit und Ruhezeiten. Die Mitarbeitenden müssen ihre erreichbaren Zeiten und Ruhezeiten klar definieren. So werden gesetzliche Vorgaben und Work-Life-Balance sichergestellt.
    
2. Saubere Zeiterfassung. Auch bei Vertrauensarbeitszeit gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Digitale Lösungen ermöglichen eine transparente Dokumentation von flexiblen Arbeitszeiten, ohne die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden einzuschränken.
    
3. Transparente Überstundenregeln. Überstunden sollten klar geregelt, erfasst und ausgeglichen werden.
    
4. Sensibilisierung der Führungskräften. Manager müssen verstehen, dass Vertrauensarbeitszeit nicht gleich Kontrollverzicht bedeutet. Sie sollen ihre Mitarbeiter bei Ergebnissen, Arbeitslast und Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben begleiten.
    
5. Arbeitslast regelmäßig prüfen: HR sollte Belastungsspitzen erkennen, um Überlastung zu verhindern, z. B. durch regelmäßige Team-Checks oder Reporting über geleistete Stunden.
    
6. Begleitung der Mitarbeitenden: Vertrauensarbeitszeit funktioniert, wenn die Arbeiter die Ziele kennen und Zugang zu digitalen Zeiterfassungstools haben.

Digitale Workforce-Management- und Zeiterfassungslösungen wie Protime verbinden Selbstbestimmung mit Transparenz und Rechtssicherheit.

Vertrauensarbeitszeit bleibt weiterhin ein zulässiges Arbeitsmodell. Arbeitgeber müssen jedoch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung beachten. Überstunden, Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten müssen sichtbar und nachvollziehbar bleiben, damit 

• die Mitarbeitenden geschützt sind,
• gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.

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