72 % der Berufstätigen gaben 2019 an, 1 Stunde und 54 Minuten pro Tag bei der Arbeit Aufgaben vor sich herzuschieben (OpinionWay-Studie). So kann aufgrund von Sinn- und Motivationsverlust, Stress, mangelndes Zuhören und fehlende Flexibilität die Produktivität schnell bergab gehen.
Zeitmanagement & persönliche Effizienz: Kennen Sie die Pomodoro-Technik?
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Bei der Arbeit konzentriert zu bleiben, ist für die meisten Arbeitnehmer wahrscheinlich die schwierigste Aufgabe. Prokrastination, das gewohnheitsmäßige Aufschieben von geplanten Aufgaben, ist immer noch weit verbreitet und eine Folge des Verlusts von Motivation, Sinn und Engagement. Zum Glück gibt es Lösungen, die Aufmerksamkeit zu verbessern, wie die Pomodoro-Technik.
Das hat Auswirkungen auf den Büroalltag, und manchmal dauert es dann viel länger, bis Aufgaben erledigt werden. Die Gallup-Studie „State of the Global Workplace 2023“, die unter Arbeitnehmenden weltweit durchgeführt wurde, unterstreicht, dass 79 % von ihnen nicht während des gesamten Arbeitstages produktiv sind und sich selbst als „nur weniger als drei Stunden lang voll produktiv“ bezeichnen.
Um diesen Trend zu kehren und sich besser zu organisieren, gibt es Lösungen, unter anderem die Pomodoro-Technik.
Worum geht es dabei genau?
Pomodoro ist eine Technik des Zeitmanagements, die Ende der 1980er Jahre entstand und bis heute potenziell von zwei Millionen Menschen weltweit genutzt wird. Entwickelt wurde diese Technik von Francesco Cirillo. Er wollte Arbeitnehmende effizienter machen, indem er die Arbeit in 25-minütige Arbeitsabschnitte mit kurzen Pausen einteilte.
Für diese Zeiteinteilung verwendete er eine Küchenuhr in Form einer Tomate, auf Italienisch „pomodoro“, und schon war der Name dieser Technik geboren. Die Methode, bei der sich Arbeit und Pausen abwechseln, basiert auf der Idee, dass häufige Pausen die Konzentration und die Produktivität verbessern. So „verwandelt man die Zeit in einen wertvollen Verbündeten“, sagt er.
Einfach und effektiv
Mit der Pomodoro-Technik konzentriert man sich 25 Minuten lang voll und ganz auf eine Aufgabe, ohne sich dabei ablenken zu lassen. Doch wie genau funktioniert das, wenn es einen Vorteil haben soll?
- Mithilfe eines Timers legen man die Zeit fest, die man für die Erledigung der Aufgabe benötigt (ein Zeitabschnitt, der Pomodoro genannt wird). Generell sind das 25 Minuten (aber das muss jeder für sich selbst herausfinden).
- Danach konzentrieren man sich einfach auf die Aufgabe, bis der Timer klingelt, was das Ende des ersten Pomodoros bedeutet.
- Nach einer kurzen Pause von fünf Minuten wird der Vorgang wiederholt, und zwar viermal.
- Dann, am Ende dieses ersten Zyklus, folgt eine längere Pause (zwischen 15 und 30 Minuten), um sich zu entspannen und sich zu sammeln, bevor ein neuer Pomodoro-Zyklus beginnt.
Das Ergebnis: Weniger Müdigkeit, mehr Konzentration und damit mehr Effizienz
„Ich beschloss, die Zeit zu nutzen, sie für eine Pause zu verwenden, meinem Geist zu erlauben, die Informationen, die er während der Arbeitszeit gewonnen hatte, zu organisieren und mich in die beste Situation zu versetzen, um mit meinem nächsten Pomodoro zu beginnen“, erläutert Francesco Cirillo.
Die Vorteile dieser Technik liegen auf der Hand, sagt Cirillo: Sie verhindert geistige Ermüdung, hält die Konzentration aufrecht, fördert das Zeitmanagement und die Effizienz. Eine relativ einfach anzuwendende Methode, die sehr wirksam und hilfreich sein kann. Und eine gute Möglichkeit, die Aufschieberitis zu bekämpfen.
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